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        如何做好IT項目啟動時期的管理

        發布時間: |2021年01月04日 | 點擊次數:| 關鍵詞:PMP,PMP培訓,PMP認證,項目管理,優培東方
        一、意向提出階段
               在意向提出階段,業務部門發現需要由信息化手段來實現的業務需求,并提出建設信息化系統的期望。由于信息化項目的意向伴隨著業務發展的全過程,因此,對于意向的統籌管理與規劃對企業的信息化部門始終是一個難題。
               對于有集中業務規劃期間的企業,意向的產生經常集中在業務規劃期間,比如:財年末,業務對自身的模式進行盤點期間,往往產生業務模式的改進或改革的需求,從而對信息化工具產生需求。在這一時間產生的想法或需求,往往不是很成熟,不確定性很大,后期變化的風險也很高。但這一時期,也是意向最集中,最易于統籌規劃的時期。信息化部門通常在這一時期,對所有的意向進行收集,分類整理,初步形成項目建設清單。并考慮公司戰略重點與資源投入的約束,對項目進行排序,以確定建設重點。
               對于不在集中規劃時期提出的項目意向,正如案例中出現的一樣,往往會影響到原有的整體規劃與計劃,各方面的論證更應謹慎,比如,項目的必要性、投入的合理性、資源到位的可能性,對已建和在建系統的影響等等。信息化管理部門可以通過建立一些制度與流程,對業務需求的意向進行引導,盡量使意向在集中規劃時期提出。
               意向提出作為項目啟動的一個階段來管理,其意義就在于:對意向進行統籌規劃,保證系統建設的整體合理性。

        二、需求分析階段
               在受理了項目的意向以后,就進入對項目需求的分析階段。這一階段需要有信息化人員與業務人員組成的小組,對業務需求進行詳細的調研與分析。采用的方法主要包括各業務層次人員訪談、會議。在這一階段,往往出現案例中的情況,信息化人員可能認為業務的需求不清晰,而業務認為自己的需求已經十分清晰。解決這個矛盾的關鍵在于,要有詳細的管理控制方法,引導業務人員進行需求的細化。如,制定需求分析報告的框架,針對關鍵點形成文檔。一般來說,需求分析包括以下內容:
                當前業務流程分析、未來業務流程分析、當前業務與未來業務的差異分析、信息化功能點需求、對將來系統的非功能需求,如:性能需求,環境需求,安全需求等、需求的優先次序、需求分析報告形成以后,還需要組織對需求的評審,以達成項目關系人對需求的一致認可。

        三、可行性方案論證階段
               可行性方案的論證是項目啟動階段的關鍵活動,它的質量直接影響項目的實施效果。論證小組一般由企業內部的業務與IT技術兩方面的人員組成,視項目的重要程度、難度與規模,可能還需要企業外部的專業顧問資源。
               可行性方案論證的目的是通過確認管理體系和系統技術構架,從而確認未來的管理和技術方案是否有效。它立足于項目從管理上、技術上、實現上的難點進行闡述,逐步理清楚客戶的需求。并在需求的基礎上,規劃總體解決方案,以作為項目投入產出評估的依據、產品選型的依據,以及后續實施方案的約束。
               產品選型的依據:可行性方案的制定是建立在業務需求的基礎上,是不受任何產品影響的。因而它是后續產品選型的依據,它使得企業可以在產品選型過程中始終堅持從自身的需求和規劃為原則選擇產品與方案,而不至于受(續致信網上一頁內容)到供應商解決方案的誤導。
               實施方案的約束:可行性方案與實施方案是總體設計與詳細設計之間的關系??尚行苑桨该枥L了總體的業務方案與技術架構,而實施方案是可行性方案在各方面的細化。此外,圍繞可行性方案從管理上、技術上、實現上對難點進行的闡述,可以有效地開展項目的風險分析,制定項目的風險管理策略,為項目的成功提供保障。
        如何做好IT項目啟動時期的管理

        四、產品選型階段項目管理
               當可行性方案需要通過選擇新的產品來完成時,進入項目啟動管理的產品選型階段。在該階段,對供應商進行初步的篩選以后,根據需求與方案要求,制定招標文檔,接收供應商的項目解決方案,并根據評估標準,組織相關人員對供應商進行評估,選出2個以上的供應商進入商務談判。并在立項報告審批通過以后,與供應商簽署合同。創建RFP:根據需求階段與可行性方案階段分析的結果,制定向供應商招標的文檔。
        1、解決方案評估:制定產品選型評估的標準是該活動的核心,它包括:應用軟件評估:對產品本身的功能、性能、體系架構、用戶友好性、市場評價、費用等方面進行考察;
        2、軟件運行環境評估:對系統運行所需要的服務器、客戶機的軟硬件配置進行評估。這是很容易被忽略的一部分,又是有可能對后續實施投入影響最大的一部分,尤其是在客戶端數量大,環境復雜的情況下。
        3、項目實施評估:在信息系統的建設中,項目實施方法與能力已經成為項目成敗的重要環節,因此對服務商實施能力的評估顯得尤為重要。評估內容主要包括:實施方法、實施費用、實施周期、實施顧問經驗以及對相似實施案例的考察。
        4、培訓與售后服務評估:包括考察培訓方式、費用、售后服務方式、費用、響應時間等。
        5、供應商評價評估:對供應商的基本面進行評估,如供應商的規模、業績、合同語言和仲裁地、與客戶的合作策略等方面。
        6、效益風險評估:即項目的投入與產出的評估。這是最難評估的一項,當前在信息化項目中尚沒有形成較完備的投入產出的量化評估指標,多是采用一些定性的分析與比較。

        商務談判:
               關于商務談判的組織與技巧,有許多專門的論述。從信息化項目管理角度上具體來看,商務談判是在一定的策略指導下,與產品及服務實施商進行的,確定合同條款的過程,目的是最大化的維護公司利益,確定最優的價格和服務條款。商務談判的依據是評估通過的解決方案,其過程通常包括:組織談判小組、制定談判方案、實施談判、簽署合同。值得注意的是,商務談判與后續的立項報告審批并沒有嚴格的先后關系,是可以同時進行的。但合同簽署必須在立項報告審批完成后才可進行。

        五、立項報告審批階段
                項報告是項目啟動階段的重要文檔,在這一階段,需要將從意向提出、需求分析,到可行性方案論證,到產品選型各階段產生的重要內容整理形成文檔,并任命項目經理、建立項目組織機構,申請項目經費,然后按公司的管理流程,交相關的部門會簽,成為確認項目合法性的文件。后序的所有項目活動都要以立項報告為依據。

        六、項目啟動會階段
               有時候,項目啟動會被看作一個時間點,一個里程碑,而不是一個階段。
               這里將立項批準后,項目啟動準備到項目啟動會結束這一過程統稱為項目啟動會階段。項目啟動的準備工作比較繁瑣,具體事宜取決于項目所在的管理環境的要求。在項目啟動準備期,可以準備一個項目啟動檢查清單,以確保項目啟動工作的有序,避免疏漏。一般說來,啟動會準備工作包括:建立項目管理制度、整理啟動會資料等.其中建立項目管理制度是非常關鍵而且容易忽略的一項工作,主要包括:
        1、項目考核管理制度項目費用管理制度
        2、項目例會管理制度
        3、項目通報制度
        4、項目計劃管理制度:明確各級項目計劃的制定、檢查流程,如:整體計劃、階段計劃、周計劃。
        5、項目文件管理流程:明確各種文件名稱的管理和文件的標準模版,如:匯報模板、例會模板日志、問題列表等。

                 項目啟動的準備工作完成后,就可以召開項目啟動會議了。啟動會議是項目開工的正式宣告,參加人應該包括項目組織機構中的關鍵角色,如管理層領導、項目經理、供應商代表、客戶代表、項目監理、技術人員代表等。
        項目啟動會的任務包括:
        1、闡述項目背景、價值、目標
        2、項目交付物介紹
        3、項目組織機構及主要成員職責介紹
        4、項目初步計劃與風險分析
        5、項目管理制度
        6、項目將要使用的工作方式
               做好項目啟動管理是企業進行合理的投入產出分析,有效控制項目風險,確保項目成功的關鍵。在信息化項目建設中,甲方的項目啟動階段要經過意向提出、需求分析、可行性方案論證、產品選型、立項報告審批、項目啟動會一系列管理活動的控制,方可完成項目的啟動,進入項目實施階段。從這些我們可以看出,實際上,項目啟動會已經涉及到了項目計劃階段的初期內容,這也映證了在PMBOK體系中啟動階段與計劃階段的重疊。

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        PMP近期熱點

        學員感言

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        3.來自上海的陳同學:

        很早接觸項目管理而且工作,但由于公司要求有PMP認證證書才能正式命名為項目經理,后經同事(同事是在優培東方(原廣州慧翔)機構順利拿到PMP證書)介紹,報名參加了優培東方(原廣州慧翔)PMP培訓。 為了讓我們學生能順利通過PMP考試并獲取到證書,劉老師總是不怕辛苦堅持利用每周4-5天晚上時間及安排的面授公開課方式,生動、切合實際地將枯燥乏味項目管理理論結合實際的案例及其生動幽默的方式進行講解,授予學生學習方法和思路,結合劉老師的教學方式和方法,通過幾個月的自身學習,使得順利通過考試。

        4.來自北京的王同學:

        優培東方(原廣州慧翔)是我工作以后接觸的第一個培訓機構,2015年的時候由于工作需要,我想報考PMP。但是市場上各種各樣的機構太多了,各種評價褒貶不一。但是通過分析之后,我選擇了優培東方(原廣州慧翔)PMP培訓。事實證明,做了調查后作出的選擇不會太差,通過接近3個月的準備學習之后,我在第一次PMP考試時就順利通過了PMP認證,拿到了PMP證書。本以為拿完證書后跟慧翔就算是byebye了,但是更可貴的資源才開始。通過優培東方(原廣州慧翔)的學友群,我們定期組織活動,群上跟學友交流,認識了更多的同行朋友,甚至可以說獲得了更多的資源資訊。 最后,認真地說如果想學PMP,我推薦優培東方(原廣州慧翔)。

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